Autotorino e Impresoft 4ward: semplificare l’accesso alle informazioni procedurali e alle utilità HR con l’Intelligenza Artificiale

Il progetto

Autotorino e Impresoft 4ward: semplificare l’accesso alle informazioni procedurali e alle utilità HR con l’Intelligenza Artificiale

Autotorino, realtà di riferimento italiana nel commercio automotive, con oltre 3.200 dipendenti, opera su 6 regioni con respiro nazionale affiancando alla vendita di veicoli un’ampia offerta di servizi lungo l’intero ciclo di vita del cliente.

In questo contesto, rendere facilmente accessibili le informazioni procedurali e utili in ambito HR ai propri collaboratori e collaboratrici rappresentava una sfida concreta e quotidiana, particolarmente rilevante nei momenti più delicati come l’onboarding dei nuovi ingressi, sia individuali, sia particolarmente in caso di acquisizioni di nuovi rami d’azienda.

All’interno dell’organizzazione, infatti, le informazioni erano già disponibili, ma distribuite su più fonti, a volte dispersive da consultare e non immediatamente fruibili. Questo rendeva complesso per i collaboratori e le collaboratrici orientarsi e individuare rapidamente ciò di cui avevano bisogno, generando al tempo stesso un carico operativo crescente nel rispondere ai ticket per il team HR. Il punto critico non era quindi la disponibilità dei contenuti, ma la mole e la struttura delle informazioni presenti.

La sfida: una gestione manuale e poco scalabile

La gestione delle richieste HR si traduceva in un flusso continuo di interazioni, spesso legate a esigenze ricorrenti che richiedevano comunque l’intervento diretto delle persone. Questo comportava tempi di risposta non sempre immediati e un’esperienza poco fluida per collaboratori e collaboratrici, che faticavano a ottenere rapidamente le informazioni necessarie.

In particolare, l’onboarding era uno dei momenti più critici: i nuovi assunti dovevano accedere a molte informazioni, ma l’assenza di un punto di accesso unico e strutturato rendeva il processo frammentato e poco scalabile.

La soluzione: un modello a due livelli per gestire le richieste

Per affrontare questa sfida, Autotorino ha scelto di collaborare con Impresoft 4ward, avviando un percorso che parte dall’analisi del processo e non dalla tecnologia, con l’obiettivo di individuare i punti di inefficienza e costruire una risposta coerente con il contesto aziendale.

La soluzione progettata si basa su un modello a due livelli, che combina automazione e gestione strutturata delle richieste.

Da un lato, è stato introdotto un agente conversazionale HR integrato in Microsoft Teams, pensato come primo punto di accesso alle informazioni e progettato per semplificare l’esperienza utente, consentendo a collaboratori e collaboratrici di trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno all’interno di un ambiente già familiare.

L’agente consente di:

• accompagnare nelle fasi di onboarding
• fornire risposte immediate alle richieste più frequenti
• facilitare l’accesso alle informazioni HR

Grazie alla capacità di analizzare e restituire informazioni in tempo reale da più fonti, l’agente conversazionale riduce drasticamente i tempi di gestione e consente di gestire volumi di richieste altrimenti gravosi e disorganici, non sostenibili a lungo termine nella quotidianità con un approccio manuale.

Dall’altro lato, è stato integrato un sistema di gestione ticket che entra in gioco nei casi in cui la richiesta richieda un intervento umano o un livello di approfondimento maggiore; in questo modo, il collaboratore o la collaboratrice può aprire direttamente una richiesta strutturata, attivando il team HR e garantendo la presa in carico senza interruzioni nel processo.

Questo approccio consente di mantenere continuità tra i diversi livelli di gestione della richiesta, evitando la frammentazione tra automazione e intervento umano.

I benefici: efficienza operativa e migliore esperienza

L’introduzione della soluzione ha avuto un impatto diretto sul funzionamento del processo HR, consentendo di gestire in modo più efficace e rapido le richieste, sia ricorrenti sia quelle più complesse.

In particolare, i principali benefici riguardano:

• una riduzione delle attività ripetitive e significativo risparmio di tempo per il team HR, grazie alla gestione automatica delle richieste di primo livello
• l’aumento dell’output complessivo del team HR, che può dedicare tempo alla gestione delle richieste più complesse
• una maggiore rapidità nell’accesso alle informazioni da parte dei collaboratori e collaboratrici, che possono trovare risposte in autonomia
• una gestione più strutturata dei casi complessi, attraverso l’integrazione con il sistema di ticketing
• un miglioramento dell’esperienza di onboarding, che diventa più fluida e meno dipendente dall’intervento diretto delle persone.

Nel complesso, il processo risulta oggi più efficiente, più scalabile e meglio allineato alle esigenze operative di un’organizzazione in continua crescita ed evoluzione.

Il valore: migliorare i processi oltre lo strumento

Questo progetto mette in evidenza un elemento chiave: il valore dell’Intelligenza Artificiale non risiede nello strumento in sé, ma nella sua capacità di facilitare l’esecuzione dei processi aziendali, semplificando le attività quotidiane e migliorando il modo in cui le persone lavorano.

Nel caso di Autotorino, l’agente conversazionale consente di gestire in modo continuo e simultaneo un volume elevato di richieste, con tempi e capacità di risposta non replicabili da un processo interamente umano.

 

Il ruolo di Impresoft 4ward

Impresoft 4ward ha accompagnato Autotorino in un percorso basato sull’analisi del contesto e delle dinamiche operative, con l’obiettivo di individuare i principali bottleneck e costruire una soluzione coerente con le reali esigenze dell’organizzazione.

Questo approccio ha permesso di introdurre una soluzione tecnologica efficace, mantenendo al centro i processi e il miglioramento della loro esecuzione, in una logica in cui la tecnologia diventa una leva abilitante e non un fine.