SharePoint Online: l’immensità dello spazio sta finendo

Ahh lo spazio, un recipiente così grande e sconfinato, contenitore di ogni essenza frutto dei nostri sforzi; no, non sto parlando dell’universo, ma dello spazio di SharePoint Online; quel grande calderone di documenti, file e media che ci permette di raccogliere e condividere tutte le nostre informazioni in un unico e centralizzato ambiente collaborativo.

Ogni sottoscrizione Microsoft 365 mette a disposizione dei propri utenti 1TB di spazio a buon rendere, base; in ogni caso, già questo è un bel pacchetto di informazioni. In aggiunta, Microsoft garantisce 10GB di spazio aggiuntivo per ogni Utente con licenza valida (escluse le frontline, le F per intenderci).

Conti alla mano, un’azienda con 1000 utenti licenziati può disporre dell’importante spazio di (10 x 1000) + 1024 = 11024GB, arrotondiamo a 11TB; dimensione che aziende ben più grandi faticherebbero a raggiungere sommando tutti i propri file, incluso lo storico.

Eppure…

Per un qualche motivo (spoiler il motivo c’è), aziende con un volume di molto inferiore si ritrovato a saturare lo spazio e a dover prendere il borsellino delle monete, metterlo da parte e prendere il libretto degli assegni, perché lo spazio su SharePoint costa TAAANTISSIMO: si parla di 20centesimi al GB, al mese, per sempre… se aveste bisogno di 1TB in più, bisognerebbe spendere 200€ al mese, 2400€ l’anno per un sandisk che su amazon trovi a 150€; certo non stiamo parlando della stessa cosa, SPO (SharePoint Online) è un’enorme farm ridondata, sicura, centralizzata e chi più ne ha più ne metta, ma a te sempre 1TB ti arriva alla fine e la cosa peggiore è che quel nuovo spazio che stai pagando fior fior di quattrini finirà e anche molto rapidamente.

È colpa dei miei utenti! Sono loro che si caricano le foto del matrimonio dentro onedrive e mi riempiono tutto lo spazio!

Eeemh no, OneDrive gioca un campionato a parte, nello spazio SPO non è conteggiato lo spazio utilizzato su OneDrive ed ogni utente ha a disposizione, a seconda dei piani:

• 2GB per i Frontline
• 1TB per le Business
• 1TB (estendibile a 5TB in autonomia dell’IT interno o addirittura 25TB aprendo un ticket [MF2] a Microsoft al raggiungimento del 90% dei 5) per le enterprise.

E su questo spazio gli utenti possono fare ciò che meglio credono senza impattare l’azienda.

Ma allora cos’è che ci sta saturando? Dai miei calcoli non dovrei superare i 2TB, perché invece ne ho superati 10?

Versioning

Si, la tenebra oscura che vi sta tirando via la pelle è proprio il vostro alleato sulla consistenza e la preservazione del dato…

Qualcuno in Microsoft, molto tempo fa, decise che un buon modo per garantire un’adeguata profondità storica dei file — e consentire agli utenti di recuperare anche la più piccola riga del loro prezioso documento, nel caso fosse stata cancellata o modificata per errore — fosse impostare un piccolissimo numero di versioni.

Nello specifico? 500.

Si, proprio così: 500 lunghissime e infinite versioni.

Ora - non si fa- ma immaginate di avere un database posizionato su SPO che pesa 1GB e modificarne ogni giorno una sola una riga. Non essendo un documento di testo non raccoglie i metadati, per Sharepoint è un blocco unico. Risultato? Una nuova versione a blocco interno. Dopo 500 giorni, il database continuerà a pesare 1GB, ma su SPO occuperà 500GB… vedi come si fa presto a raggiungere gli apparentemente irraggiungibili 10TB?

Certo, i documenti occupano uno spazio inferiore nella storicizzazione delle versioni, ma sono 500! Per ogni documento, per ogni file, milioni di file moltiplicati per 500.

Il pover’uomo che un tempo pensò che fosse una buona idea, un giorno si è ravveduto vedendo i "datacenter bruciare" a causa del carico di dati sempre crescente ed ha ideato un sistema molto più intelligente e ottimizzato per raccogliere le versioni precedenti di un documento; invece di tenere ogni tasto premuto in memoria a tempo infinito, perché non ragionare come nelle migliori best practice di backup?

Mantenere più versioni delle ultime modifiche recenti, poi, man mano che diventano più vecchie, le rarifichiamo; tra quelle un po’ più vecchie conserviamo solo le più importanti, mentre per quelle vecchissime teniamo giusto le major release.

Risultato? Rispetto alla precedente soluzione basata sulle 500 versioni, si ottiene un risparmio di spazio nell’ordine del 90%: non propriamente trascurabile direi…

Dettagli maggiori si trovano alla documentazione ufficiale: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/document-library-version-history-limits?WT.mc_id=365AdminCSH_spo - types-of-version-limits

Come si attiva?

L’avete appena visto:

Quindi io clicco il pallino, pigio salva e sono veramente salvo? Io e il mio portafoglio? Purtroppo, non è così semplice…

Quel pallino dice che, da ora in poi, quando creerai nuovi siti, essi avranno come impostazione predefinita la metodologia di versioning automatica, che, però, non andrà a sostituire la policy applicata attualmente sui siti in essere, né tantomeno a fare pulizia.

Il primo passo da fare è strutturare uno script che vada ad assegnare ai siti e alle library che ci interessano, la policy di versioning automatico; cosa farà questa modifica? Niente (ovviamente), come la precedente si prenderà carico solo i nuovi oggetti o le nuove modifiche, quindi non stiamo ancora liberando spazio.

Il colpo di accetta finale ce lo darà il potentissimo comando di TRIM che, opportunamente parametrizzato nei confronti di ogni sito o library, avvierà la procedura di pulizia; questo richiederà da qualche ora a qualche giorno per ogni sito. In realtà, il comando non fa effettivamente la pulizia, ma si occupa unicamente di chiedere ai sistemi logici di Microsoft di iniziare a prendersi in carico l’attività di farlo.

Nel caso avessimo qualche dubbio o paura ad eseguire direttamente il Trim, è possibile, tramite appositi comandi, estrapolare un report molto dettagliato che ci indicherà cosa rimane e cosa verrà cancellato, creando un enorme file contenente - per ogni riga - ogni singola versione del file, dicendoci quale verrà mantenuta e quale verrà eliminata; non è veramente di grande aiuto a livello decisionale, ma aiuta a capire come ragiona il sistema automatico.

Abbiamo finito, ora avete di nuovo il vostro spazio e i vostri soldi, you are welcome!

Hai ancora dei dubbi? Paura di perdere i tuoi dati? Scambia due parole con il nostro team di specialisti: ti aiutiamo noi a renderlo operativo.