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Con il crescente diffondersi del lavoro ibrido, le riunioni virtuali e la collaborazione a distanza sono diventate parte integrante della quotidianità aziendale. Le Teams Room emergono come una soluzione indispensabile per assicurare incontri produttivi e collaborativi. Grazie alla combinazione di hardware e software all'avanguardia, le Teams Room sono progettate per migliorare significativamente l'esperienza delle riunioni virtuali, creando ambienti di lavoro integrati e altamente funzionali.
Scenari d’uso e modelli di adozione
Le Teams Room sono ideali per una vasta gamma di scenari d’uso, tra cui:
- Riunioni aziendali: offrono un ambiente professionale e sicuro per discutere strategie e prendere decisioni.
- Formazione e webinar: le funzionalità integrate le rendono ideali per sessioni di formazione e webinar, garantendo un'esperienza coinvolgente per tutti i partecipanti.
- Collaborazione internazionale: grazie alla traduzione in tempo reale dei sottotitoli, facilitano la collaborazione tra team distribuiti in diverse parti del mondo.
Funzionalità delle Teams Room
Le Teams Room sono dotate di una serie di funzionalità che elevano la qualità delle riunioni e facilitano la collaborazione tra i partecipanti:
- Audio e video eccellenti: microfoni e telecamere in dotazione con la sala, uniti alle tecnologie AI di elaborazione audio e video, assicurano una comunicazione nitida e senza interruzioni durante le riunioni.
- Condivisione e collaborazione: i partecipanti alla riunione possono condividere contenuti e collaborare in tempo reale su idee e documenti grazie a strumenti come Microsoft Whiteboard e la suite di prodotti e servizi presenti in Microsoft 365.
- Integrazione con dispositivi BYOD: i partecipanti possono utilizzare i propri laptop, tablet o smartphone per connettersi e collaborare, con flessibilità e comodità, durante le riunioni.
Gestione e sicurezza
Gestione proattiva, sicurezza delle informazioni e monitoraggio, sono i punti principali per un uso e una manutenzione corretti delle Teams Room:
- Gestione centralizzata e proattiva: consente agli amministratori di monitorare lo stato di integrità delle sale, applicare aggiornamenti automatici e risolvere problemi in tempo reale, garantendo un funzionamento ottimale e continuo.
- Sicurezza delle informazioni: funzionalità di sicurezza avanzate, come la crittografia end-to-end, l'uso di filigrane per contenuti audio, video e condivisi e la possibilità di limitare chi può registrare la riunione. Queste misure aiutano a proteggere le informazioni sensibili e a mantenere la riservatezza durante le riunioni.
- Monitoraggio e analisi approfondite: fornisce analisi avanzate e report dettagliati sull'utilizzo e l'affidabilità delle apparecchiature della sala. Questo permette agli amministratori di prendere decisioni informate e di ottimizzare l'infrastruttura delle sale riunioni in base ai dati raccolti.
Novità del 2025
A inizio 2025 sono state rilasciate importanti funzionalità sulle Teams Room, tra cui:
- Cloud IntelliFrame: funzionalità di inquadratura video che migliora la visibilità delle persone nella stanza per i partecipanti alle riunioni online.
- Facilitator agent: durante la riunione in corso, viene tenuta traccia delle discussioni importanti emerse e genera automaticamente le attività da seguire dopo la riunione.
- Room Recommender: durante la schedulazione di un meeting, vengono suggerite le sale riunioni in base alla posizione geografica e disponibilità dei partecipanti.
- Teams Room Presence: se una sala è occupata, la presence sarà aggiornata sia sull’account di Teams che sui dispositivi assegnati alla sala.
Conclusioni
Le Teams Room si confermano la soluzione all'avanguardia per affrontare le sfide del lavoro ibrido, consentendo una gestione più efficiente delle sale riunioni, una maggiore sicurezza delle informazioni e un'esperienza partecipativa ottimale sia per chi è in presenza sia per chi partecipa da remoto. Impresoft 4ward si distingue come partner tecnologico di riferimento, offrendo consulenza specializzata, supporto nell’implementazione delle nuove funzionalità e assistenza continua per garantire sempre il massimo livello di produttività e collaborazione all’interno delle organizzazioni.
