Aumenta benessere e performance con Copilot per Microsoft 365 per HR
Aumenta benessere e performance con Copilot per Microsoft 365 per HR

Aumenta benessere e performance con Copilot per Microsoft 365 per HR

Autore: Simone Astolfi

Comincia la nuova serie di articoli che esplorano le potenzialità di  Copilot per Microsoft 365 in contesti lavorativi diversi. Iniziamo con un focus sulle Risorse Umane, dove Copilot sta rivoluzionando il modo di gestire i talenti, ottimizzare i processi e migliorare la comunicazione interna. Copilot per Microsoft 365 per HR  è solo il primo articolo: nei prossimi esploreremo come Copilot può trasformare i flussi di lavoro di altre funzioni aziendali, fornendo supporto e ispirazione in scenari sempre diversi.

L’intelligenza artificiale ha offerto un contributo dirompente nell’innovazione e nell’efficientamento dei processi HR. Nel recente studio AI in HR: The Ultimate Guide to Implementing AI in Your HR Organization, Gartner sostiene che:

La AI è destinata a cambiare per sempre il futuro dell’HR, rivoluzionando la visione consolidata del lavoro, del talento, dei ruoli e delle competenze”.

Secondo i dati pubblicati dalla celebre società di consulenza strategica, il 76% dei responsabili HR ritiene indispensabile l’impiego delle AI nei processi legati alla gestione delle risorse umane in azienda, ivi comprendendo l’implementazione dell’intelligenza artificiale generativa. Una mancata adozione comporterebbe una rischiosa perdita di competitività entro 12/24 mesi.

Copilot per Microsoft 365 è in grado di supportare moltissimi processi HR in maniera agile e perfettamente integrata con i sistemi e le procedure già in atto, per rendere molto più coinvolgente e soddisfacente l’esperienza del personale dipendente.

L’intelligenza artificiale generativa rappresenta una risorsa essenziale per l’HR, ma richiede un comprovato know-how per essere implementata in maniera corretta e consapevole, ai fini di ottimizzare i benefici e contenere il più possibile i rischi. Sulla base di questi fondamentali presupposti, 4wardPRO affianca quotidianamente decine di aziende italiane nell’integrazione di Copilot per Microsoft 365 nei sistemi aziendali.

Vantaggi ed opportunità

Nel contesto delle risorse umane (HR), l’AI generativa può essere utilizzata in moltissimi contesti, ad esempio per automatizzare attività di routine, come la gestione delle buste paga e dei benefit previsti per i dipendenti. Accelera inoltre la creazione di nuove strategie di recruiting, l’acquisizione e la catalogazione dei curriculum vitae, la scrittura dei contratti di assunzione e l’aggiornamento dei profili-carriera di ciascun dipendente.

Copilot può inoltre suggerire una serie di domande ed informazioni da richiedere ai candidati nel contesto di un colloquio di lavoro, automatizzando e producendo una sintesi delle loro risposte, ai fini di agevolare la valutazione. Questo per citare soltanto alcuni dei possibili utilizzi di Copilot per la gestione delle risorse umane in azienda.

Grazie alla consulenza di 4wardPRO in merito all’integrazione di Copilot nei processi HR, le aziende possono ottenere una serie di importanti benefici, tangibili nel breve termine.

Riduzione dei tempi medi di assunzione

L’automatizzazione delle procedure di colloquio e valutazione dei candidati consente a Copilot di accelerare notevolmente le tempistiche utili all’assunzione di nuovi candidati, riducendo contestualmente i costi rispetto alle procedure tradizionali.

Miglior qualità e pertinenza dei candidati

Copilot consente di analizzare automaticamente i profili di migliaia di possibili candidati, sulla base delle informazioni pubblicate sui portali di job search, ai fini di individuare le competenze e le caratteristiche più idonee a soddisfare le ricerche relative alle posizioni aperte.

Incremento del retention rate

Le capacità analitiche dell’intelligenza artificiale consentono di processare enormi quantità e varietà di dati, per offrire una visione coerente degli aspetti meritocratici e agevolare i datori di lavoro nella definizione delle strategie premiali per i propri dipendenti, utili ad incentivare la motivazione e la soddisfazione complessiva.

Maggior efficienza nei processi di training e onboarding

Tool di intelligenza artificiale generativa come Microsoft Copilot consentono di assistere la predisposizione dei materiali didattici utili alla formazione interna, accelerando le procedure di onboarding, offrendo al tempo stesso un’esperienza più personalizzata e coinvolgente per i nuovi candidati.

Casi d’uso

Per comprendere al meglio le potenzialità di Copilot nelle applicazioni HR, Microsoft ha presentato tre casi d’uso concreti con cui si confrontano la maggior parte delle organizzazioni, a prescindere dall’ambito di business in cui si collocano.

I casi presentati si riferiscono all’ottimizzazione del costo per assunzione, al miglioramento del rentention rate dei dipendenti e dei processi di onboarding. Analizziamoli nel dettaglio.

Costo per assunzione

Grazie all’utilizzo di Copilot è possibile migliorare l’efficienza dei processi di assunzione, formalizzando richieste di lavoro più accurate, sintetizzando i contenuti dei colloqui, evitando in maniera oggettiva qualsiasi forma pregiudiziale nei confronti dei candidati, oltre a migliorare la qualità generale delle comunicazioni che intervengono lungo l’interno iter procedurale.

Grazie a Copilot per Microsoft 365, i team HR possono infatti:

Elevare la qualità dell'esperienza e dei materiali utili al recruiting

  • Migliorando l’accuratezza delle job description
  • Sintetizzando e catalogando i contenuti di colloqui e curriculum vitae
  • Incrementando la qualità delle e-mail e delle comunicazioni testuali e vocali con i candidati

Migliorare le riunioni con i dipendenti del team HR

  • Predisponendo i materiali utili alle riunioni sulla base delle interazioni precedenti
  • Evitando inutili distrazioni durante i momenti di meeting

Creare rapidamente un ciclo di valutazione e feedback sulla soddisfazione del personale neo-assunto

  • Creando bozze di domande da rivolgere a candidati e nuovi dipendenti
  • Analizzando i sondaggi svolti per ottenere informazioni preziose su ciò che rende felici i nuovi dipendenti o sulle aree che necessitano di miglioramenti all'interno dell'organizzazione

Retention rate dei dipendenti

Copilot può aiutare tutti i dipendenti a ottenere maggiore soddisfazione nel proprio lavoro riducendo le attività noiose o stressanti, lavorando su attività di maggior valore, più strategiche per il business. La capacità di automatizzare i processi, che in precedenza venivano svolti esclusivamente in maniera manuale consente inoltre di rispettare con maggior facilità l’orario di lavoro utile a completare i task assegnati, riducendo la necessità di ricorrere a straordinari.

Grazie a Microsoft Copilot, i team HR possono infatti:

Migliorare la qualità dei materiali e dei processi interni

  • Creando job description accurate e puntuali in merito alle competenze richieste per ciascuna posizione aperta, affinché i ruoli risultino chiari, evitando candidature non pertinenti
  • Riducendo i tempi di valutazione grazie alla creazione automatica di sintesi dei colloqui

Migliorare la collaborazione tra i dipendenti

  • Promuovendo la collaborazione interna
  • Producendo in tempi molto brevi le prime bozze per le comunicazioni utili a “rompere il ghiaccio” ed entrare nel vivo della collaborazione

Creare un processo di feedback interno

  • Creando automaticamente bozze di sondaggi da rivolgere ai dipendenti
  • Analizzando i risultati sondaggi per generare insight descrittivi e suggerimenti utili a migliorare i processi vigenti

Miglioramento dei processi di onboarding

Copilot può analizzare le esigenze di formazione, suggerire e creare automaticamente una bozza dei materiali didattici, attingendo dall’enorme base dati utilizzata per il suo addestramento. L’impiego di Copilot Studio consente inoltre di personalizzare la knoweledge base analizzando anche i dati specifici dell’organizzazione.

Grazie a Microsoft Copilot, i team HR possono infatti:

Creare materiali di supporto alle procedure di onboarding:

  • Utilizzando Copilot per redigere percorsi di formazione e materiali didattici a partire dalla documentazione esistente e dalle risorse con cui è stato addestrato
  • Personalizzando i materiali didattici sulla base delle esigenze specifiche

Migliorare il processo di onboarding

  • Generando documenti e contratti di onboarding
  • Elaborando esperienze didattiche conformi alle policy aziendali
  • Creando bozze di e-mail di check-in per i nuovi assunti, da inviare secondo la programmazione definita dal team HR, durante i primi 60 giorni di lavoro

Simone Astolfi

Simone Astolfi

Professionista del settore IT con 25 anni di esperienza.
Attualmente fa parte del team 4wardPRO, nella Business Unit Adoption & Change Management, dove si occupa di aiutare le aziende ad adottare nuove tecnologie, fornendo loro strumenti, metodologie e best practices per sfruttare al meglio le potenzialità delle soluzioni offerte da 4wardPRO.
E' MCT - Microsoft Certified Trainer ed esperto di Dynamics e Power Platform, due ambiti in cui ha lavorato a lungo come consulente, supportando i clienti nella digitalizzazione dei loro processi di business.