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Nell’ultimo decennio, la cost optimization dei sistemi informativi è stata al centro dell’attenzione dei manager IT e tra gli obiettivi delle politiche finanziarie di molte aziende. Tuttavia, la digitalizzazione odierna ha portato le strategie di spending review sotto una nuova luce: non si tratta più banalmente di tagliare sugli acquisti in tecnologia, secondo il severo imperativo del “do more with less”, quanto piuttosto di raggiungere nuovi livelli di efficienza operativa e di investire in soluzioni ad alto valore aggiunto che permettono di innovare i processi, rendendoli più redditizi e meno onerosi. Insomma, per fare business oggi occorre trovare il corretto bilanciamento tra riduzione dei costi IT e spesa in tecnologie per la digital transformation - un colpo al cerchio e uno alla botte, si direbbe - per fare quadrare i bilanci e aumentare i profitti.
Nel moderno contesto della software economy, mantenere la competitività significa sostanzialmente rendere flessibili le infrastrutture informative, abbracciare modelli as-a-service e pay-per-use, ridurre i colli di bottiglia e gli sprechi energetici, investire su applicazioni in grado di generare nuove opportunità di business o di ridurre i costi di processo.
Ottimizzare I costi IT e migliorare il business
Ma quali sono i punti chiave su cui focalizzare l’attenzione per ottenere un’efficace IT cost optimization e amplificare i risultati di business?
Mentre molti CIO sono avvezzi all’idea tradizionale di taglio dell’IT spending, l’evoluzione dell’economia digitale impone ai dipartimenti informativi di guardare oltre il semplice total cost of ownership della tecnologia, andando a stimare i benefici indiretti derivanti dall’introduzione di soluzioni innovative. Il prezzo di acquisto, i costi operativi, la manutenzione devono essere conteggiati quindi al netto del valore di business della tecnologia.
A questo proposito, Gartner ha identificato dieci aree di riflessione e intervento per attivare una revisione di spesa che lasci comunque spazio alla digital innovation del business, indispensabile per rimanere competitivi sul mercato.
1. Digitalizzazione dei processi di business
Innanzitutto è fondamentale determinare quali processi possono ottenere i massimi ritorni dalla digitalizzazione e qui concentrare gli sforzi dell’investimento. È importante che le scelte di acquisto decise dalla leadership aziendale vengano coadiuvate da team di esperti in materia tecnologica, con dei board di competenze integrate. Inoltre, bisogna organizzare i processi in ottica di miglioramento continuo e gestione efficiente, costruendo infrastrutture tecnologiche future-proof in grado di seguire e supportare la crescita aziendale.
2. Cultura del continuous improvement
Le imprese a volte rimangono intrappolate in un atteggiamento di rifiuto verso le novità, adducendo alla scusa del “così si è sempre fatto”. I CIO invece dovrebbero collaborare con i leader aziendali per identificare e rimuovere questi pregiudizi, che generano ritardi nei rilasci, sprechi e barriere all’innovazione, aprendo così la via del miglioramento continuo.
3. Servizio clienti self-service
I clienti finali così come gli utenti di business oggi si aspettano e pretendono risposte veloci e on-demand. In questo contesto, gli IT manager dovrebbero abbandonare le paure di “perdita del controllo” e cercare di stabilire una strategia efficace e proficua per gestire le tecnologie self-service. In questo modo, non soltanto si argina il rischio dello “shadow IT” (situazione in cui le LoB comprano e utilizzano le tecnologie in autonomia e all’insaputa del dipartimento informativo), ma si liberano risorse tecniche da attività operative e di routine che possono quindi essere destinate a mansioni a più alto valore aggiunto.
4. Migliorare l'efficienza aziendale attraverso gli analytics
Da non sottovalutare il valore dei tool analitici predittivi oltre alla business intelligence convenzionale, basata esclusivamente sullo storico dei dati. Grazie ai Big Data e all’elaborazione in tempo reale di dati multi-source, i sistemi informativi possono raggiungere i livelli di flessibilità adatti a supportare i rapidi cambiamenti del business. La risposta puntuale ed efficace alle richieste del mercato si traduce quindi nell’aumento dei profitti e nella fidelizzazione dei clienti. Gli investimenti nelle soluzioni analitiche portano quindi non soltanto all’ottimizzazione dei costi IT dovuti alla maggiore efficienza, ma anche alla crescita delle potenzialità di business.
5. Migliorare la gestione dei dati
Come già detto, la cost optimization passa innanzitutto dall’efficientamento dei processi IT e di business: la gestione puntuale, la continua disponibilità e la possibilità di condivisione dei dati sono ulteriori passi avanti per migliorare l’efficacia delle attività aziendali e accelerare il decision making.
6. Automazione del processo
I CIO e i leader aziendali devono andare oltre l'attuale impiego dell'automazione e sfruttare appieno le opportunità derivanti dall'Internet of Things (IoT) in grado di creare processi aziendali intelligenti che generano nuove sacche di efficienza e ritorni.
7. Migliorare l’asset management
Attraverso sensori, reti e strumenti analitici è possibile ottenere una visibilità senza precedenti sulle risorse tecnologiche e di produzione dell’azienda: le informazioni sulle componenti hardware e sul loro stato di funzionamento permettono di ottimizzarne impiego e performance, prevenendo guasti, malfunzionamenti, sottoutilizzi e sovraccarichi. Si possono quindi attuare meccanismi di manutenzione predittiva, con evidenti vantaggi in ottica di cost optimization.
8. Ottimizzazione della supply chain
Un’implementazione oculata delle tecnologie informatiche più innovative può portare a savings importanti nella gestione della supply chain, con le aziende più virtuose che ottengono risparmi dal 20 al 50%. Gli IT manager devono lavorare insieme ai responsabili della logistica per studiare soluzioni e strategie che portano sia a una riduzione dei costi IT e aziendali sia a nuove opportunità nella generazione di profitti.
9. Migliorare la gestione dell'inventario
La gestione in tempo reale del magazzino, per ridurre le giacenze e allineare ordini e produzione, è una sfida primaria per qualsiasi azienda e una delle aree più importanti in cui attuare politiche di ottimizzazione dei costi. Anche qui l’applicazione di tecnologie IT è la chiave di successo per la cost optimization.
10. Outsourcing dei processi aziendali
Se il cloud computing delegando la gestione degli asset IT ai provider permette la spending review dei costi tecnologici, l’outsourcing dei processi aziendali (BPO - Business Process Outsourcing) può portare a ulteriori livelli di ottimizzazione, soprattutto nel caso delle attività di business meno strategiche per l’impresa. L’importante è abbandonare ancora una volta la paura della perdita di controllo e tenere a mente come unico obiettivo la crescita dei risultati di business.
È chiaro che per l’attuazione di tutti questi punti, servono tavoli interdisciplinari dove il CIO lavora di concerto con i business leader, dimostrando al Chief Financial Officer la convenienza di tutte le manovre per l’IT cost optimization per ottenere il suo consenso.