Epta, come ottimizzare la gestione documentale e renderla disponibile worldwide

In partnership con Impresoft 4ward, la multinazionale della refrigerazione ha implementato una piattaforma basata su SharePoint e fruibile da browser, mobile e Teams per uniformare e ottimizzare la gestione dei documenti

In seguito alla crescita internazionale, Epta Refrigeration, società italiana specializzata nella refrigerazione commerciale per la Distribuzione Organizzata, aveva la necessità di uniformare i processi relativi alla qualità e, in particolare, le attività di gestione documentale nelle diverse sedi sparse per il mondo. Insieme a Impresoft 4ward, partner tecnologico di riconosciuta esperienza, ha implementato una piattaforma software per il document management, in grado di semplificare la creazione, distribuzione e condivisione dei file aziendali a tutti i dipendenti, a prescindere dal dispositivo.

La necessità di ottimizzare la gestione dei documenti

Epta Refrigeration si è affermata nello scenario globale, grazie a una solida cultura industriale e alla significativa presenza sia in termini geografici sia per aree di business.

«Oggi - racconta Alberto Grandini, IMS & Sustainability Manager - siamo una realtà con undici stabilimenti produttivi e circa 6.000 dipendenti distribuiti in quattro continenti. Il nostro quartier generale ha sede a Milano e operiamo in circa 80 Paesi nel mondo».

Dal punto di vista informatico, la necessità di Epta Refrigeration era uniformare, digitalizzare e gestire con efficacia i processi inerenti alla qualità, soprattutto nell’ambito della gestione documentale. La documentazione relativa alla qualità, infatti, doveva essere dematerializzata e resa disponibile ai dipendenti, da qualsiasi sede o dispositivo operassero.

«Cercavamo un nuovo strumento per la gestione dei documenti - puntualizza Grandini -. La soluzione presente in azienda, infatti, non soddisfava appieno le nostre esigenze e soprattutto era complicata da utilizzare. La richiesta fatta a Impresoft 4ward era quindi di trovare uno strumento easy-to-use e multilingua, per poterne estendere l’utilizzo oltre il territorio nazionale, a tutti gli stabilimenti e uffici commerciali».

SharePoint e Teams al cuore della gestione documentale

Per rispondere alle esigenze di Epta Refrigeration, Impresoft 4ward ha realizzato una piattaforma basata su SharePoint Online, fruibile da browser, mobile (mediante PowerApps) e Teams, e disponibile in oltre 10 lingue, così da poter essere utilizzata efficacemente da i dipendenti di tutto il mondo.

«Tra le caratteristiche principali della soluzione - commenta Grandini - dovevano figurare la disponibilità di flussi approvativi e la possibilità di avviare rapidamente una funzione per la ricerca dei documenti. La soluzione sviluppata da Impresoft 4ward, fruibile sia da dispositivi portatili sia da computer fisso, soddisfa le nostre richieste, grazie a un’architettura che connette la tecnologia SharePoint a un'interfaccia su Teams».

Scendendo nel dettaglio tecnico, la piattaforma di Impresoft 4ward prevede 5 diversi ruoli con accessi diversi alla gestione dei template, nonché alla ricerca, consultazione, modifica e creazione di documentazione.

L’applicazione prevede inoltre flussi approvativi fino a 3 livelli, per la pubblicazione della documentazione e la gestione dei flussi, totalmente digitali.

Tutti i vantaggi della nuova soluzione di document management

I benefici riscontrati con l’utilizzo della nuova soluzione sono stati significativi, in termini di operatività ed efficienza.

«I vantaggi che abbiamo ottenuto - sottolinea il manager - sono evidenti. Il supporto multilingue ci ha permesso di estendere l’utilizzo dell’applicazione a tutti i nostri siti. L’interfaccia user-friendly consente una fruizione semplice dello strumento, la ricerca rapida delle informazioni e l’accesso alla documentazione da qualunque dispositivo. Inoltre, la soluzione garantisce alti livelli di sicurezza nella gestione e tracciabilità dei documenti, che vengono resi accessibili secondo criteri autorizzativi».

Sintetizzando, la piattaforma ha consentito a Epta Refrigeration di dematerializzare e gestire uniformemente la documentazione per la qualità, con la possibilità di definire flussi approvativi, migliorando la collaborazione e la condivisione delle best practice tra le diverse sedi.

L’importanza del partner giusto per i progetti IT

In conclusione, Grandini ha sottolineato l’importanza di avere a fianco il partner giusto per i progetti IT, che sappia accompagnare l’azienda nelle scelte tecnologiche, offrendo massima disponibilità lungo tutto il percorso di adozione e oltre.

«L’esperienza con Impresoft 4ward - dichiara Grandini - è stata decisamente positiva. Particolarmente apprezzata è stata l'assistenza ricevuta sia durante la definizione e la realizzazione del progetto sia nell’attuale fase di mantenimento, con tutte le problematiche che l’introduzione di un nuovo strumento può portare. Le persone di Impresoft 4ward si sono dimostrate sempre assolutamente disponibili nel ricercare soluzioni migliorative del pacchetto. Certamente questo modo di procedere ci sta invogliando a progettare nuove applicazioni, per poter estendere l’utilizzo dello strumento anche in altri ambiti».

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