Come proteggere persone, dati e processi aziendali quando gli attacchi non arrivano più solo via e-mail e quando corriamo il rischio di diventare noi stessa una minaccia per la nostra organizzazione.
Le piattaforme di collaborazione digitale sono diventate il cuore operativo delle organizzazioni: chat, riunioni, file condivisi, cartelle di progetto, canali con partner esterni e documenti co-editati in tempo reale. Con riferimento al mondo Microsoft 365, Teams, SharePoint e OneDrive hanno reso il lavoro più fluido, rapido e distribuito, ma proprio questa centralità li ha trasformati in un nuovo terreno di attacco. Ma altrettanto vale per tutte le suite di collaborazione cloud, quindi ad esempio Google Workspace.
L'email continua a rappresentare un canale privilegiato per gli attacchi informatici e rimane un elemento imprescindibile dei programmi di Cybersecurity Awareness. Oggi, però, gli attaccanti sfruttano ambienti che gli utenti percepiscono come più affidabili dell’e-mail: una chat Teams, una notifica SharePoint, un file OneDrive condiviso, un invito a una riunione o una richiesta apparentemente proveniente da un collega.
Questa evoluzione è particolarmente critica perché la collaborazione digitale combina tre fattori ad alto rischio:
A ciò si aggiunge l’altro lato della medaglia…l’uso non consapevole degli strumenti di collaborazione ci mette in una nuova ulteriore posizione, non più solo difensori dagli attacchi esterni, ma anche attaccanti interni involontari o meglio promotori involontari dell’aumento della vulnerabilità aziendale. E si gioca tutto sul fattore umano.
Teams, SharePoint e OneDrive sono strumenti progettati per semplificare la collaborazione. Proprio per questo, gli attaccanti li trovano interessanti: permettono di far leva su familiarità, urgenza, relazioni professionali e processi aziendali reali.
SharePoint e OneDrive supportano la collaborazione esterna e la condivisione di contenuti con persone fuori dall’organizzazione, come partner, fornitori e clienti. Questa funzionalità è indispensabile per il business, ma deve essere inclusa in una pianificazione complessiva delle autorizzazioni e della sicurezza che tenga contro, fra l’altro, che se un metodo approvato di collaborazione esterna viene percepito come troppo restrittivo, gli utenti possono aggirarlo usando canali meno sicuri, come ad esempio strumenti personali.
In altre parole, il problema non è la collaborazione digitale in sé. Il problema nasce quando la collaborazione avviene senza governance, senza controlli proporzionati al rischio e senza consapevolezza dell’uso degli strumenti.
In questo senso, Teams, SharePoint e OneDrive non sono solo un obiettivo degli attaccanti ma sono anche un rischio, se usati non correttamente dagli utenti.
Nel modello tradizionale, il rischio veniva associato soprattutto alla casella di posta: una comunicazione sospetta, un allegato inatteso o un link malevolo ricevuto via e-mail. Oggi il perimetro si è esteso agli spazi collaborativi. Un attacco, o una situazione di esposizione involontaria, può partire da una chat Teams inviata da un account compromesso, da un invito a una riunione o a un canale, da una notifica SharePoint apparentemente legittima, da un file OneDrive condiviso, da un link inoltrato fuori contesto, da un accesso guest non più necessario, da una cartella con autorizzazioni troppo ampie o da un’app di terze parti autorizzata con permessi eccessivi.
Questo cambia profondamente anche gli obiettivi della formazione: non basta più insegnare a non cliccare sui link sospetti nelle e-mail, ma occorre aiutare le persone a valutare il contesto in cui avviene una richiesta, la sua provenienza, la coerenza rispetto al processo di lavoro, le autorizzazioni richieste o concesse e le possibili conseguenze delle proprie azioni digitali.
In questo scenario, la sicurezza può essere compromessa anche da comportamenti quotidiani compiuti in buona fede: condividere un contenuto con troppe persone, assegnare un permesso più ampio del necessario, mantenere attivo un accesso esterno o scegliere lo spazio di lavoro sbagliato può esporre dati e processi aziendali. Il nuovo perimetro, quindi, non riguarda solo le minacce da riconoscere, ma anche il modo in cui ciascuna persona contribuisce a ridurre — o aumentare — il rischio per l’organizzazione. Il nuovo perimetro ci espone a nuove minacce e soprattutto a nuovi rischi.
Vediamo alcuni scenari concreti di minaccia o rischio negli ambienti collaborativi: nel primo caso si tratta di uso malevolo volontario degli strumenti di collaborazione da parte degli attaccanti, nel secondo caso si tratta di uso non consapevole degli stessi strumenti da parte degli utenti che può trasformarsi in vulnerabilità per l’organizzazione.
Uno scenario sempre più comune è l’uso di link a documenti apparentemente ospitati su SharePoint o OneDrive. L’utente riceve una notifica credibile, spesso generata o mascherata come comunicazione Microsoft, e viene invitato ad aprire un documento.
Il problema è che un link a un servizio legittimo non garantisce che il contenuto o il percorso successivo siano sicuri per cui può succedere gli utenti ricevano inviti SharePoint apparentemente provenienti da persone conosciute; il link poteva conduca a una piattaforma Microsoft legittima, ma il documento contiene poi un ulteriore link verso una pagina di phishing per il furto delle credenziali.
Il messaggio chiave per gli utenti? Un documento condiviso da SharePoint o OneDrive non va aperto automaticamente solo perché “sembra Microsoft”. Bisogna chiedersi: lo aspettavo? conosco il contesto? il mittente è coerente? il documento chiede un secondo login o dati non necessari?
Teams è spesso percepito come uno spazio “interno”. Questo riduce la soglia di attenzione. Una chat, una chiamata o una riunione possono sembrare meno rischiose di un’e-mail, ma possono essere usate per social engineering, impersonificazione, diffusione di link malevoli o richieste fraudolente.
Il messaggio chiave per gli utenti? Teams è uno spazio di lavoro, non uno spazio automaticamente sicuro. La chat, così come la chiamata e la riunione, va trattata come un canale potenzialmente esposto, soprattutto quando coinvolge utenti esterni, link o richieste insolite.
Un’evoluzione particolarmente insidiosa riguarda gli attacchi che non rubano direttamente la password, ma inducono l’utente a inserire un codice su una pagina legittima, concedendo inconsapevolmente accesso all’attaccante.
Questo tipo di attacco è pericoloso perché l’utente può trovarsi su una pagina ufficiale, non vede quindi i tradizionali segnali di phishing come domini sospetti o pagine di login mal costruite.
Il messaggio chiave per l’utente? Non inserire mai codici di verifica, codici dispositivo o codici temporanei richiesti da messaggi non attesi. Un codice può equivalere a una chiave di accesso.
Uno degli scenari di rischio più frequenti non nasce da un attacco sofisticato, ma da una scelta operativa quotidiana dell’utente: condividere un file o una cartella con più autorizzazioni e/o persone del necessario. Questo può accadere quando si usa un collegamento troppo ampio, quando si concede la modifica anche se sarebbe sufficiente la sola lettura, oppure quando si condivide un contenuto già collocato in uno spazio collaborativo, come un Team o una raccolta documentale SharePoint, con persone che non fanno parte di quello spazio.
Il rischio è duplice: da un lato aumenta la probabilità che informazioni riservate escano dal perimetro previsto; dall’altro diventa più difficile sapere chi può accedere a cosa, per quanto tempo e con quali autorizzazioni. Nel tempo, molte piccole condivisioni non governate possono creare una rete di accessi difficile da ricostruire, soprattutto quando cambiano ruoli, team di progetto o rapporti con fornitori e partner.
Il messaggio chiave per gli utenti? Condividere bene non significa condividere velocemente o con tutti, ma con le persone giuste, per il tempo necessario e con il livello di accesso minimo adeguato. Prima di inviare un link è utile chiedersi: chi deve davvero accedere? Deve modificare o solo consultare? L’accesso servirà ancora tra qualche settimana?
Un altro scenario ricorrente riguarda la scelta dello spazio di lavoro. OneDrive è pensato principalmente per file personali o per condivisioni temporanee e circoscritte; Teams e SharePoint sono invece più adatti quando i contenuti appartengono a un gruppo di lavoro, a un progetto o a un processo stabile. Quando un documento di team rimane nel OneDrive di una singola persona e viene condiviso progressivamente con altri, la collaborazione può funzionare nel breve periodo, ma diventare fragile nel tempo.
Il rischio emerge soprattutto quando la persona proprietaria cambia ruolo, lascia il progetto, elimina o sposta il file, modifica i permessi o interrompe la condivisione. In questi casi il documento può diventare difficile da trovare, perdere il contesto corretto oppure esporre dati a persone che non dovrebbero più accedervi. L’uso dello spazio sbagliato non è quindi solo un problema di ordine documentale: può diventare un problema di continuità operativa, controllo degli accessi e protezione delle informazioni.
Quale messaggio chiave per gli utenti? Se un file riguarda un’attività personale o una condivisione breve, OneDrive può essere la scelta corretta. Se invece il contenuto appartiene a un gruppo, a un progetto o a un processo aziendale, deve vivere nello spazio condiviso adeguato, con membri, proprietari e regole di accesso coerenti.
Il fattore umano
Quando si parla di sicurezza informatica, spesso l’attenzione si concentra su tecnologie e sistemi di protezione, aspetti fondamentali. Tuttavia, esiste un elemento che accomuna quasi tutti gli incidenti informatici: il fattore umano.
Il fattore umano entra in gioco in fase di difesa dagli attacchi esterni ma anche in fase di utilizzo degli strumenti aziendali.
Gli attacchi alle piattaforme collaborative funzionano perché sfruttano comportamenti normali come rispondere rapidamente a una chat, fidarsi di un collega, aprire un documento condiviso, accettare un invito a una riunione, concedere accesso a un partner, approvare una richiesta per non bloccare il lavoro.
Questo significa che la cybersecurity awareness non può limitarsi a “istruire l’utente”. Deve aiutare le persone a sviluppare un nuovo modello mentale: “Non devo solo capire se il messaggio è falso. Devo capire se la richiesta è coerente, necessaria, proporzionata e sicura.”
Teams, SharePoint e OneDrive sono stati progettati per favorire collaborazione, rapidità e produttività. Tuttavia, se utilizzati senza la dovuta attenzione, possono trasformarsi in vettori involontari di esposizione delle informazioni, facilitando il lavoro degli attaccanti o aumentando la probabilità di un incidente di sicurezza.
Un documento condiviso con le persone sbagliate, una cartella lasciata accessibile oltre il necessario, un ospite esterno dimenticato all'interno di un Team o un file aziendale sincronizzato su un dispositivo non adeguatamente protetto possono produrre conseguenze molto simili a quelle di un attacco informatico.
In questi casi il problema non è lo strumento, ma il modo in cui viene utilizzato.
La sicurezza di una piattaforma collaborativa dipende infatti da migliaia di decisioni che vengono prese ogni giorno: con chi condividere un documento, per quanto tempo concedere l'accesso, quali autorizzazioni assegnare, come archiviare le informazioni, come verificare l'identità di chi richiede un accesso, quali dati inserire nelle conversazioni e nei documenti condivisi. Ogni scelta contribuisce a rafforzare o indebolire il livello di sicurezza complessivo dell'organizzazione.
La sicurezza della collaborazione digitale non può essere affrontata esclusivamente attraverso controlli tecnologici. La reale efficacia delle piattaforme Microsoft 365 dipende dalla capacità delle persone di adottarne correttamente le funzionalità, comprenderne i meccanismi di condivisione e utilizzare in modo consapevole gli strumenti messi a disposizione dall'organizzazione.
In questo contesto, le iniziative della Business Unit Adoption & Change Management (ACM) di 4ward rappresentano un elemento strategico per accompagnare l'evoluzione del Digital Workplace e favorire comportamenti coerenti con gli obiettivi di sicurezza aziendale estendendo la Cybersecurity Awareness al nuovo perimetro ridisegnato dagli strumenti di collaborazione. Esse sono:
Una maggiore conoscenza degli strumenti Microsoft 365 contribuisce infatti a ridurre errori operativi, configurazioni improprie e comportamenti che possono involontariamente aumentare l'esposizione al rischio.
La collaborazione digitale è ormai una componente strutturale del lavoro quotidiano: non può essere limitata, ma deve essere resa sicura attraverso un equilibrio tra tecnologia, governance e comportamenti consapevoli.
Teams, SharePoint e OneDrive non sono semplicemente strumenti di produttività, ma veri e propri spazi operativi in cui transitano informazioni, decisioni, autorizzazioni e relazioni professionali. Proprio per questo non devono essere percepiti come ambienti automaticamente sicuri, bensì come ecosistemi da utilizzare con attenzione, metodo e responsabilità.
Estendere la Cybersecurity Awareness agli ambienti collaborativi significa quindi aiutare le persone a sviluppare un nuovo livello di consapevolezza: non solo riconoscere messaggi sospetti o link malevoli, ma valutare il contesto di ogni richiesta, la coerenza rispetto al processo di lavoro, il livello di accesso concesso e l’impatto potenziale delle proprie azioni.
Le organizzazioni che sapranno integrare formazione continua, buone pratiche di adozione e controlli adeguati saranno meglio preparate ad affrontare non solo le minacce esterne, ma anche i rischi involontari che possono nascere dall’uso quotidiano degli strumenti di collaborazione. Così la sicurezza diventa cultura.