Karen Hardy Dance Studios: sicurezza ed efficienza con 4ward365

Company Profile:
Creato nel 2008, il Karen Hardy Dance Studios è un lussuoso club privato londinese di ballo da sala

Settore:
Scuola di danza privata

Paese:
UK

Tecnologie Coinvolte:
 Office 365

Numero Utenti:
19-25

Challenges:
  • Piccolo team IT
  • Soldi investiti in licenze inutilizzate
  • Limitata visibilità si specifiche attività degli utenti

Soluzione:
4ward365

Risultati:
  • Risparmio di £20,000 all’anno dalla sostituzione di Dropbox con OneDrive
  • Riduzione del carico amministrativo sull’IT
  • Eseguite correzioni per fornire allo staff I giusti accessi role-based a mailboxes e file
  • Risparmio di £10 al mese per utente

Più informazioni sul cliente:
www.karenhardystudios.com
karen hardy dance studios

“L’interfaccia centralizzata di 4ward365 è stata una svolta per il nostro small business”

-Karen Hardy, Owner e Professional Dancer

Fondato dal ballerino di sala, coach, insegnante e giudice inglese, il Karen Hardy Dance Studios è un club privato di danza londinese, popolare sia per ballerini illustri che novizi. Per mantenere in piena efficienza il business e per conservare la propria ottima reputazione, il back-end IT dell’azienda avrebbe dovuto essere impeccabile. Sfruttando specifici workload con Office 365 e 4ward 365, il Karen Hardy Dance Studios è stato in grado di ottenere maggiore sicurezza ed efficienza per la loro struttura IT.

IT gaps

Al fine di supportare il loro prosperoso business, il Karen Hardy Dance Studio aveva bisogno di implementare una robusta infrastruttura IT il più velocemente e facilmente possibile. Con ogni istruttore focalizzato sull’insegnamento, sulla gestione delle lezioni e sullo sviluppo di relazioni con la clientela, le loro email, file sharing, software CRM e altri strumenti di produttività avrebbero dovuto essere molto sicuri e user-friendly.

Il team IT consisteva in un solo IT Director e Operations Manager, perciò spesso gli istruttori stessi avevano la responsabilità di impostare e monitorare i membri e occuparsi degli altri task IT. La scuola di danza ha immediatamente implementato Office 365 e solo l’IT Director, Conrad Murray, aveva accesso “Global Admin” al tenant Microsoft. Perciò Murray era responsabile di moltissime attività time-consuming come creare le caselle di posta elettronica per i nuovi assunti, disabilitare i login e resettare le password. Inoltre era difficile dire se vi fossero troppe licenze e di conseguenza costi superflui per l’azienda. A parte il tempo e il denaro extra versati nell’IT, il Karen Hardy Dance Studios si è trovato faccia a faccia con potenziali rischi per la sicurezza. Non vi era modo di scoprire dove fosse stato attribuito un accesso completo, ad esempio alle mailboxes Outlook, senza che poi sia stato rimosso o rivisto. Questo significa che potenzialmente alcuni dipendenti avevano accesso a strumenti e mailboxes non di loro competenza, ma purtroppo non vi erano abbastanza elementi per porre rimedio a questa situazione.

 Soluzione innovativa

Nero Blanco IT Limited, l’IT service provider del Karen Hardy Dance Studios, nel maggio 2016 ha introdotto in azienda 4ward 365. Twan Van Beers, Director e Infrastructure Architect di Nero Blanco, e Valentin Vasquez, Principal Solution Architect di 4ward, hanno implementato 4ward 365, scegliendo questa soluzione proprio per i report sull’utilizzo dei componenti, sulla verifica della sicurezza, sugli utenti senza licenza, sulla delegated administration e, soprattutto, per la capacità di guidare l’adozione di features. Conrad Murray ha sfruttato molti report incorporati in 4ward 365 e tratto vantaggio dalle nuove informazioni sull’utilizzo delle licenze e delle mail. I report automatici sulle licenze hanno fornito importanti informazioni riguardanti le aree in cui si spendevano soldi inutilmente e permettevano di tracciare gli emittenti e i destinatari delle mail, chiarendo chi adottava certi workload e comunicava effettivamente con i propri clienti. 4ward 365 si è rivelata la giusta soluzione per il Karen Hard Dance Studios proprio grazie alla sua facilità di utilizzo. A parte Conrad Murray, lo staff della scuola di danza era composto per la maggior parte da ballerini professionisti e insegnanti di danza, con poca o nessuna conoscenza IT. 4ward 365 li ha aiutati ad adottare facilmente le tecnologie appropriate così da poter trarre il massimo profitto dall’investimento fatto in Office 365.

 Benefici

4ward 365 ha portato con successo nel Karen Hardy Dance Studios tutto un altro livello di sicurezza, efficienza e coscienza dei costi. Già nel periodo di trial, Conrad Murray ha scoperto che metà dello staff aveva accesso a mailboxes a cui non avrebbe dovuto ed è riuscito a risolvere questa situazione in pochi minuti. Inoltre, considerando il tempo risparmiato dall’IT Director per quanto riguarda i reset delle password e altri task di amministrazione, 4ward 365 ha ripagato pienamente l’investimento fatto. Il team IT utilizza principalmente 4ward 365 per Outlook, Skype for Business e One Drive, in quanto in grado di aiutarli con questi workload:

Delegated administration: la funzione più usata dal Karen Hardy Dance Studios, cioè la delegated administration, ha permesso a Murray di delegare alcuni task a dipendenti e amministratori di livello inferiore e ha permesso a questi ultimi di avere accesso solo a determinate informazioni e funzionalità in base al loro ruolo.

Sicurezza e Compliance avanzate: accessi privilegiati e report DLP hanno consentito al Karen Hardy Dance Studios di raggiungere molti obiettivi di compliance. Oltre a razionalizzare l’accesso a mailboxes riservate, lo studio di danza è stato in grado di eseguire controlli cost-saving sulle licenze assegnate a utenti che non utilizzavano certi wokload corrispondenti a quel tipo di licenza Office 365.

Miglioramento del tasso di adozione: con 4ward 365, Murray è riuscito a guidare particolari workload attraverso attività di tracciamento e follow up degli utenti inattivi. Non solo lo studio ha rimpiazzato l’account DropBox con OneDrive, ma hanno anche implementato Skype for Business. In entrambi i casi, Conrad Murray è stato in grado di valutare i tassi di adozione e capire chi necessitava di supporto extra per adottare tali tecnologie. In questo modo l’impegno degli utenti è cresciuto notevolmente. Kare Hardy Dance Studios ha intenzione di continuare ad usare 4ward 365 per gestire Office 365. Conrad Murray sta valutando l’adozione di Windows Surface as-a-Service e Yammer in futuro.

“4ward 365 fornisce un valore incredibilmente maggiore rispetto all’investimento. Questo è veramente un prodotto che ha un ritorno per il consumatore, consentendogli di risparmiare e ottimizzare l’investimento. Microsoft vende licenze che gli utenti non sfruttano come dovrebbero. Questo prodotto ti aiuta ad evitarlo.”

– Conrad Murray, Co-owner and IT Director, Karen Hardy Dance Studios

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